Meine Assets im Benutzermenü
Ein Eintrag im Benutzermenü des Hilfe-Centers öffnet ein Fenster mit den Assets-Objekten, die dem angemeldeten Kunden zugewiesen sind. Weder Assets- noch Jira-Lizenz noch Assets-Berechtigungen erforderlich.
Für Jira Service Management Cloud mit Assets
Zeigen Sie jedem Portalkunden die Assets, die ihm zugewiesen sind.
Customer Assets for JSM Portal ergänzt Ihr Hilfe-Center um die Ansicht Meine Assets. Kunden sehen die ihnen zugewiesenen Assets-Objekte und können eine Störung zu einem bestimmten Asset melden – ohne eigene Assets-Berechtigungen und ohne Jira- oder Assets-Lizenz.
- Basiert auf Atlassian Forge
- Kein API-Token, nichts zu verbinden
- Kein Datenabfluss
- Für Runs on Atlassian berechtigt
- 26 Sprachen
Warum das wichtig ist
Ihre Kunden arbeiten täglich mit Assets. Ihr Portal kann sie ihnen nicht zeigen.
Assets weiß, wem welcher Laptop, welches Telefon oder welcher Service gehört. Portalkunden haben jedoch keine eigenen Assets-Berechtigungen – dieses Wissen bleibt ihnen genau dort verborgen, wo sie Hilfe suchen.
Ohne die App
- Kunden können nicht nachsehen, welche Assets auf sie registriert sind.
- Anfragen kommen ohne verlässliche Asset-Angabe an – die erste Antwort ist oft eine Rückfrage.
- Agenten verknüpfen das betroffene Asset von Hand, bevor die Arbeit beginnen kann.
Mit Customer Assets for JSM Portal
- Der Eintrag Meine Assets im Benutzermenü des Hilfe-Centers listet die Objekte, die dem angemeldeten Kunden zugewiesen sind.
- Störung melden öffnet das native JSM-Anfrageformular – Zusammenfassung und Beschreibung enthalten bereits die Asset-Angabe.
- Optional setzt die App das Asset unmittelbar nach dem Anlegen in das Assets-Feld der Anfrage.
- Ihre Administratoren legen fest, was angezeigt wird, für wen und welche Service Desks Meldungen erhalten.
Funktionen
Self-Service für Kunden. Volle Kontrolle für Administratoren.
Alles Instanzspezifische – Schemas, Attribute, Spalten, Projekte, Zielgruppe – wird auf der Einstellungsseite konfiguriert. Nichts ist fest einprogrammiert.
Für Portalkunden
Das richtige Asset schnell finden
Suche über alle angezeigten Spalten. Sortierbare Spalten, 10 Zeilen pro Seite. URL- und E-Mail-Werte werden zu Links.
Status auf einen Blick
Farbige Statusanzeigen übernehmen ihre Farbe aus der Assets-Statuskategorie – unabhängig von Sprache und Statusname.
Störung pro Asset melden
Öffnet das native JSM-Anfrageformular mit vorausgefüllter Zusammenfassung und Beschreibung. Sind mehrere Service Desks konfiguriert, wählt der Kunde einen aus – angeboten werden nur die, bei denen er Anfragen stellen kann.
Hinweis im Anfrageformular
Ein kurzer Hinweis oben im Formular erklärt, dass das Assets-Feld automatisch gefüllt wird. Er erscheint nur in Formularen, die aus einer Asset-Zeile geöffnet wurden.
Fügt sich ins Portal ein
Folgt dem Jira-Design des Kunden, hell oder dunkel, und ist in 26 Sprachen verfügbar, mit Englisch als Rückfallsprache.
Für Administratoren
Nichts zu verbinden
Die App liest Assets als App, mit der App-Authentifizierung von Forge – ohne Service-Account, ohne E-Mail-Adresse, ohne API-Token. Statuskacheln zeigen, ob die App Assets lesen kann; falls nicht, nennt die Einstellungsseite den Grund (kein Assets-Workspace, App-Update noch nicht genehmigt oder Assets vorübergehend nicht erreichbar).
Anzeige & Synchronisation
Wählen Sie Objektschemas (oder alle), das Besitzer-Attribut (Standard Owner), eine optionale AQL-Abfrage und die angezeigten Spalten in Reihenfolge – Spaltenänderungen erfordern keinen erneuten Sync. Stündlicher Sync plus Jetzt synchronisieren, mit dem letzten Ergebnis auf der Seite.
Störungen melden, je Projekt
Eine Zeile pro JSM-Projekt: Anfragetyp und optionales Assets-Objektfeld. Optionale Vorlagen für Zusammenfassung und Beschreibung mit {asset}, {assetKey}, {assetName} und {assetType}.
Automatisches Assets-Feld
Standardmäßig aus. Wenn aktiviert, schreibt die App das Asset unmittelbar nach dem Anlegen der Anfrage in das gewählte Assets-Feld des Projekts – nur bei Anfragen, die aus der App stammen, und nur mit einem Asset aus der eigenen Liste des Meldenden.
Zugriff nach Organisation
Beschränken Sie die Funktion auf Mitglieder ausgewählter JSM-Organisationen oder bieten Sie sie allen Portalkunden an (Standard). Eine Vorschau zeigt, wer Zugriff erhält oder verliert.
Änderungsverlauf
Die letzten 50 Konfigurationsänderungen: wann, wer, was. Einträge enthalten nur Anzahlen – nie AQL-Text.
Außerdem auf der Einstellungsseite: eine Schnellhilfe mit Links zu jedem Kapitel des Handbuchs sowie die Wahl zwischen dem Jira-Design (Standard, folgt dem Jira-Design des jeweiligen Administrators) und der dunklen Darstellung der App.
So funktioniert es
Im Hintergrund vorbereitet. Im Portal sofort da.
Das Portal fragt Assets nie ab, wenn ein Kunde es öffnet. Ein Hintergrund-Sync liest Assets als App, bereitet die Liste jedes Kunden vorab auf und legt sie im Forge Storage innerhalb Ihrer Atlassian-Site ab; das Portal liest nur diese Liste.
- Der stündliche Zeitplan – oder Jetzt synchronisieren auf der Einstellungsseite – stellt einen Sync-Auftrag in die Warteschlange.
- Der Sync-Consumer liest Ihre eigene Assets-REST-API als App: mit der App-Authentifizierung von Forge, nur lesend. Kein Service-Account, kein API-Token, kein externer Endpunkt.
- Er schreibt die Liste jedes Kunden in den Forge Storage: stündlich eine Delta-Prüfung, mindestens täglich und bei jedem „Jetzt synchronisieren“ ein vollständiger Abgleich.
- Ein Portalkunde öffnet Meine Assets im Benutzermenü des Hilfe-Centers.
- Der Resolver liefert ausschließlich die vorberechnete Liste dieses Kunden, ermittelt über die Account-ID aus dem Forge-Kontext. Beim Anzeigen erfolgt kein Assets-Aufruf.
- Administratoren konfigurieren Anzeige, Störungsmeldung und Zugriff; auch die Einstellungsseite liest die Objektschemas und eine Spaltenstichprobe als App. Das Jira-Administratorrecht wird bei jeder Einstellungsaktion serverseitig erneut geprüft.
Schnell beim Anzeigen
Das Portal liest vorberechnete Daten. Beim Öffnen von Meine Assets muss keine Assets-Abfrage abgewartet werden.
Aktuell nach Zeitplan
Die Daten sind so aktuell wie der letzte Sync: stündlich oder auf Abruf, wenn ein Administrator „Jetzt synchronisieren“ wählt.
Kein öffentlicher Endpunkt
Die App hat keinen Web-Trigger. Ein Sync auf Abruf lässt sich nur auf der Einstellungsseite durch einen Jira-Administrator starten.
Störungsmeldung
Vom Asset zur Anfrage mit einem Klick.
Ist die Störungsmeldung aktiviert, bietet jede Asset-Zeile Störung melden. Kunden landen im nativen JSM-Anfrageformular – mit Ihren Anfragetypen, Ihren Feldern und Ihrem Workflow.
-
Asset wählen
Der Kunde klickt in Meine Assets in der betroffenen Zeile auf Störung melden.
-
Service Desk wählen
Ist ein Projekt konfiguriert, öffnet sich das Formular direkt. Bei mehreren wählt der Kunde den Service Desk – aus denen, bei denen er tatsächlich Anfragen stellen kann.
-
Natives Formular absenden
Zusammenfassung und Beschreibung sind mit der Asset-Angabe vorausgefüllt, auf Wunsch nach Ihren Vorlagen. Ein Hinweis erklärt, dass das Assets-Feld automatisch gefüllt wird.
-
Asset beim Anlegen verknüpft
Optional: Unmittelbar nach dem Anlegen schreibt die App das Asset in das gewählte Assets-Objektfeld des Projekts.
Warum das Assets-Feld erst nach dem Anlegen gesetzt wird
Jira Service Management kann Assets-Objektfelder nicht über einen Link vorbelegen. Die App setzt das Feld deshalb unmittelbar nach dem Anlegen der Anfrage – und nur in engen Grenzen: bei Anfragen mit der eigenen Markierung der App, bei den konfigurierten Anfragetypen und mit einem Asset aus der zwischengespeicherten Liste des Meldenden. Bei jeder Unklarheit schreibt sie nichts.
Screenshots
So sieht es in Ihrem Portal und auf Ihrer Einstellungsseite aus.
Erstellt aus der echten Benutzeroberfläche mit Demodaten. Die Screenshots zeigen die englische Oberfläche.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten bleiben auf Atlassian-Infrastruktur.
Die App liest Ihre Assets-Daten als App, nur lesend, und speichert sie ausschließlich im Forge Storage Ihrer Installation. Sie hält keine Zugangsdaten, ruft keinen externen Endpunkt auf, und vi2va hat keinen Zugriff auf die gespeicherten Daten.
- Keine ZugangsdatenKein Service-Account, keine E-Mail-Adresse, kein API-Token. Assets wird mit der App-Authentifizierung von Forge gelesen.
- Kein DatenabflussEs ist kein externer Endpunkt deklariert. Jeder Aufruf geht an die Jira-, JSM- und Assets-APIs Ihrer eigenen Site.
- Datenresidenz folgt Ihrer SiteDie Daten der App liegen im Forge Storage, am Datenresidenz-Standort Ihrer Site, und ziehen mit der Site um.
- Für Runs on Atlassian berechtigtForge meldet die App als berechtigt für das Programm. Atlassian zeigt das Abzeichen im Marketplace-Eintrag, sobald die gelistete Version die Kriterien erfüllt.
- Keine Herstellerserver, keine UnterauftragsverarbeiterKein Dritter ist beteiligt. Die Daten verlassen die Atlassian-Infrastruktur nie.
- Serverseitige AutorisierungDas Jira-Administratorrecht wird bei jeder Einstellungsaktion erneut geprüft; Kunden erhalten immer nur ihre eigene Liste.
- Zielgruppe nach dem Fail-closed-PrinzipIst die Organisationsmitgliedschaft unbekannt oder veraltet, wird nichts angezeigt.
- Geregelte BereinigungDaten gelöschter Atlassian-Konten werden mindestens täglich entfernt. Bei der Deinstallation entfernt Forge den gesamten Speicher der App gemäß seinem Daten-Lebenszyklus.
Vollständige Sicherheits- und Datenschutzübersicht (Englisch)
Sprachen
In 26 Sprachen verfügbar.
Portalansicht und Einstellungsseite sind lokalisiert. Nicht unterstützte Sprachen fallen auf Englisch (US) zurück.
FAQ
Häufige Fragen
Benötigen Portalkunden eine Assets- oder Jira-Lizenz?
Nein. Kunden sehen ihre zugewiesenen Assets ohne Assets- oder Jira-Lizenz und ohne eigene Assets-Berechtigungen. Die App liest die Daten als App, mit der App-Authentifizierung von Forge, und liefert jedem Kunden nur seine eigene Liste.
Benötigen wir einen Service-Account oder ein API-Token?
Nein. Die App liest Assets als App, mit der App-Authentifizierung von Forge und zwei rein lesenden Assets-Berechtigungen. Die Einrichtung lautet: App installieren, Berechtigungen genehmigen und auf der Einstellungsseite festlegen, was angezeigt wird. Kann Assets nicht gelesen werden – weil die Site keinen Assets-Workspace hat, das App-Update noch nicht genehmigt wurde oder Assets vorübergehend nicht erreichbar ist –, zeigt die Einstellungsseite das an. Beim Update von einer früheren Version, die ein API-Token eines Service-Accounts verwendet hat, genehmigt ein Administrator das App-Update und seine neuen Berechtigungen unter Apps verwalten; das von der früheren Version gespeicherte Token wird danach automatisch gelöscht.
Welche Assets sieht ein Kunde?
Die Objekte, deren konfiguriertes Besitzer-Attribut (Standard Owner) auf diesen Kunden verweist – innerhalb der gewählten Objektschemas oder gemäß Ihrer optionalen AQL-Abfrage. Welche Spalten in welcher Reihenfolge erscheinen, legen Administratoren fest; der Browser des Kunden erhält nur diese Spalten sowie Schlüssel, Name, Typ und Statuskategorie.
Kann ein Kunde die Assets eines anderen Kunden sehen?
Nein. Der Portal-Resolver liefert nur die Liste des angemeldeten Accounts, den er serverseitig aus dem Forge-Kontext ermittelt. Keine vom Browser gesendete Kennung wird für diese Entscheidung herangezogen.
Wie aktuell sind die Daten?
So aktuell wie der letzte Sync. Die App prüft stündlich auf Änderungen und führt mindestens einmal täglich einen vollständigen Abgleich durch. Mit Jetzt synchronisieren starten Administratoren jederzeit einen vollständigen Sync.
Können wir einschränken, wer Meine Assets sieht?
Ja. Beschränken Sie die Funktion auf Mitglieder ausgewählter JSM-Organisationen; standardmäßig steht sie allen Portalkunden zur Verfügung. Die Einschränkung arbeitet nach dem Fail-closed-Prinzip: Solange die Mitgliedschaft nicht ermittelt werden kann oder älter als 24 Stunden ist, sehen Kunden nichts.
Verlassen Daten die Atlassian-Infrastruktur?
Nein. Die App deklariert überhaupt keinen externen Endpunkt: Jeder Aufruf geht über Forge an die Jira-, JSM- und Assets-APIs Ihrer eigenen Site, und die Ergebnisse werden ausschließlich im Forge Storage gespeichert. Es gibt keine Herstellerserver, keine Dritten und keine Unterauftragsverarbeiter. Gut zu wissen: Forge stellt die Logs der App standardmäßig vi2va zur Verfügung (ein Site-Administrator kann das abschalten; Aufbewahrung 30 Tage). Die Logs enthalten Anzahlen, Fehlercodes sowie Vorgangs- und Asset-Schlüssel – nie Account-IDs, E-Mail-Adressen oder Attributwerte, und die App hat keine Zugangsdaten, die protokolliert werden könnten. Details in der Sicherheitsübersicht (Englisch).
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Im Forge Storage Ihrer Installation. Atlassian dokumentiert den Forge Storage als datenresidenzfähig: Da die App alles dort speichert und weder einen externen Endpunkt noch einen Remote deklariert, folgen ihre Daten dem Datenresidenz-Standort Ihrer Site (zum Beispiel EU, Deutschland, USA oder Australien, wenn die Site dort angesiedelt ist) und ziehen mit der Site um, wenn ein Administrator sie migriert. Details in der Sicherheitsübersicht (Englisch).
Ist die App „Runs on Atlassian“?
Sie ist dafür berechtigt. Die App hat keinen Datenabfluss und keinen Remote, speichert ihre Daten ausschließlich im Forge Storage, und Forge meldet sie als berechtigt für das Programm Runs on Atlassian. Atlassian zeigt das Abzeichen im Marketplace-Eintrag, sobald die gelistete Version die Kriterien erfüllt. Details in der Sicherheitsübersicht (Englisch).
Warum wird das Assets-Feld erst nach dem Anlegen gefüllt?
Jira Service Management kann Assets-Objektfelder nicht über einen Link vorbelegen. Wenn Sie die Option aktivieren, setzt die App das Feld unmittelbar nach dem Anlegen der Anfrage – ausschließlich bei Anfragen, die aus der App stammen.
Welche Service Desks werden beim Melden einer Störung angeboten?
Die von Ihrem Administrator konfigurierten Projekte, gefiltert nach dem eigenen Desk-Zugriff des Kunden. Nicht lizenzierte Portal-Accounts können diese Zugriffsabfrage nicht ausführen; ihnen werden daher alle konfigurierten Projekte angeboten.
Was passiert bei der Deinstallation?
Forge markiert den gesamten Speicher der App als gelöscht (Soft Delete). Gemäß dem Daten-Lebenszyklus von Atlassian lässt er sich 21 Tage lang auf Anfrage wiederherstellen und wird danach endgültig gelöscht.
Welche Bereitstellungsarten werden unterstützt?
Ausschließlich Atlassian Cloud. Die App basiert auf Atlassian Forge für Jira Service Management mit Assets und wird über den Atlassian Marketplace lizenziert.
Was kostet die App?
Die App ist kostenpflichtig und wird über den Atlassian Marketplace lizenziert und über Ihr Atlassian-Konto abgerechnet; Atlassian ist der Verkäufer. Auf Sites mit bis zu 10 Nutzern ist sie kostenlos. Ab 11 Nutzern wird pro Nutzer abgerechnet; den Preis Ihrer Stufe zeigt der Marketplace-Eintrag. Es gilt die Standard-Endnutzervereinbarung des Atlassian Marketplace; einen separaten Vertrag gibt es nicht.
Weitere Antworten in der FAQ der Dokumentation (Englisch).
Geben Sie Ihren Kunden den Überblick über ihre Assets.
Installieren Sie Customer Assets for JSM Portal aus dem Atlassian Marketplace, genehmigen Sie die Berechtigungen und legen Sie fest, was angezeigt wird. Eine Verbindung muss nicht eingerichtet werden.